Política de Tratamiento de Datos - HABEAS DATA

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

Dando cumplimiento a lo dispuesto en la Ley estatutaria 1581 de 2012 y a su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, Otto Bock Healthcare Andina SAS adopta la presente política para el tratamiento de datos personales, con el propósito de dotar a la empresa, de una herramienta que permita regular la recolección, almacenamiento, tratamiento, administración, transmisión y protección de toda información (en adelante los “Datos Personales”) que se reciba de sus empleados, clientes y proveedores, a través de sus dependencias

De esta manera Otto Bock Healthcare Andina SAS, manifiesta que garantiza los derechos de la privacidad, la intimidad, el buen nombre y la autonomía organizacional, en el tratamiento de los datos personales, y en consecuencia todas sus actuaciones se regirán por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.

Todas las personas que en desarrollo de diferentes actividades comerciales y/o laborales, entre otras, sean permanentes u ocasionales, llegaran a suministrar a Otto Bock Healthcare Andina SAS cualquier tipo de información o dato personal, podrá conocerla, actualizarla y rectificarla.

I. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN: Otto Bock Healthcare Andina SAS, que en adelante se denominará LA EMPRESA, comercialización y adaptación de dispositivos de movilidad

de carácter privado identificada con NIT 830109997-9, régimen común con número de matrícula mercantil 01219322 del 8 de Octubre de 2002.

DOMICILIO Y DIRECCIÓN: LA EMPRESA tiene su domicilio en la ciudad de Bogotá, y su sede principal se encuentra ubicada en la Carrera 22 # 164- 34

CORREO ELECTRÓNICO: proteccion.datos@ottobock.com.co

TELEFÓNO: (57-1) 8619988

II. MARCO LEGAL

Constitución Política, artículo 15.

Ley 1581 de 2012.

Decreto Reglamentario parcial 1377 de 2013.

Decreto Único Reglamentario 1074 DE 2015 y demás normas concordantes.

III. ÁMBITO DE APLICACIÓN

La presente política será aplicable a los datos personales registrados en cualquier base de datos de LA EMPRESA cuyo titular sea una persona natural.

IV. OBJETIVO DE LA POLÍTICA

EL objetivo de la POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE LA EMPRESA, es el de cumplir y garantizar la aplicación de la normatividad correspondiente a la protección de datos personales vigente, con el fin de dar un correcto tratamiento a los mismos, por lo que se procede a establecer los deberes, derechos y responsabilidades de las partes, así como el procedimiento para realizar la autorización de uso de la información, consultas y reclamos de los titulares de los Datos Personales y demás actividades propias que se pueden desarrollar con ocasión de esta política.

V. DEFINICIONES

Para los efectos de la presente política y en concordancia con la normatividad vigente en materia de protección de datos personales, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones1:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales. Lo anterior se registra en los formatos de tratamiento de protección de datos personales clientes OBGG-FOT-07, datos personales proveedores OBGG-FOT-08, datos personales trabajadores OBGG-FOT- 09.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Causahabiente: persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de ésta (heredero).

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio ya su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Transferencia: la transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

VI. PRINCIPIOS

Para efectos de garantizar la protección de datos personales, LA EMPRESA aplicará de manera armónica e integral los siguientes principios, a la luz de los cuales se deberá realizar el tratamiento, transferencia y transmisión de datos personales2:

Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El tratamiento de datos es una actividad regulada, la cual deberá estar sujeta a las disposiciones legales vigentes y aplicables rigen el tema.

Principio de finalidad: la actividad del tratamiento de datos personales que realice LA EMPRESA o a la cual tuviere acceso, obedecerán a una finalidad legítima en consonancia con la Constitución Política de Colombia, la cual deberá ser informada al respectivo titular de los datos personales.

Principio de libertad: el tratamiento de los datos personales sólo puede realizarse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario, o judicial que releve el consentimiento.

Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley.

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley.

Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.

VII. DE LAS BASES DE DATOS

Como Responsable: LA EMPRESA hará el tratamiento de los datos personales en los términos y alcances de la autorización entregada por el titular de la información, de las siguientes bases:

a) Bases de datos de empleados: LA EMPRESA tratará los datos personales a través de la recolección, almacenamiento, actualización, ordenamiento, clasificación, transmisión, verificación, y uso para fines estadísticos y utilización de todos los datos suministrados con el propósito de administrar correctamente la relación laboral por parte de La Empresa con los empleados de la compañía en cumplimiento de la obligación de origen legal y contractual.

b) Bases de datos de clientes: LA EMPRESA tratará los datos personales a través recolección, almacenamiento, actualización, ordenamiento, clasificación, transmisión, verificación, y uso para fines estadísticos, con el propósito de desarrollar el objeto social de la compañía y lo estipulado en los respectivos contratos y/o documentos comerciales suscritos entre las partes, así como del uso de datos sensibles relacionados con información clínica, que serán utilizados única y exclusivamente, para el suministro y/o diseño de prótesis y/o otros productos que suministra la empresa, bajo la autorización previa y expresa del titular. Los datos personales relacionados con la identificación, ubicación, entre otros, serán utilizados para: atención al cliente, mercadeo, procesamiento, investigación de mercados, organización, actualización, reporte, encuestas, atención, envío de información relacionada con promociones, eventos, servicios, entre otros, y para administrar correctamente la relación comercial por parte de LA EMPRESA con los clientes de la compañía.

c) Bases de datos de proveedores de la compañía: LA EMPRESA tratará los datos personales a través de la recolección, almacenamiento, actualización, ordenamiento, clasificación, transmisión, verificación, y uso para fines estadísticos y de selección, evaluación y ejecución del contrato a que haya lugar y para administrar correctamente la relación con los proveedores.

LA EMPRESA recolectará de sus proveedores los datos personales de los empleados de éste, que sean necesarios, pertinentes y no excesivos, que por motivos de seguridad deba analizar y evaluar, atendiendo las características de los servicios que se contraten con el proveedor. Los derechos de empleados de los proveedores recolectados por LA EMPRESA, tendrá Como única finalidad verificar la idoneidad moral y competencia de los empleados; por tanto, una vez verificado este requisito, LA EMPRESA podrá devolver tal información al proveedor, salvo cuando fuere necesario preservar estos datos.

VIII. DERECHOS DE LOS TITULARES

El titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

c) Ser informado por La Empresa o por el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley y a la Constitución.

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

g) Y los demás derechos que se encuentren contenidos en la normatividad vigente respecto de la materia.

IX. DE LOS DEBERES COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS:

Deberes Como Responsables del Tratamiento: Los Responsables del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes:

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

b) Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.

c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.

g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.

h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado.

i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.

k) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

l) Informar a Solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.

m) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

n) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

o) Los demás previstos en la Ley.

X. PROCEDIMIENTOS

LA EMPRESA, en cumplimiento de las disposiciones constitucionales y legales de protección de Datos Personales, pone en conocimiento de los interesados el siguiente procedimiento:

CONSULTAS: Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos en poder de LA EMPRESA. La Empresa deberá suministrar a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular.

Las consultas podrán formularse por escrito o vía correo electrónico a las siguientes direcciones:

Correo electrónico: proteccion.datos@ottobock.com.co

Dirección de Correspondencia: Carrera 22 # 164-34, Bogotá D.C dirigido a: Área Financiera / Contador General

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual, en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

RECLAMOS: El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes de la Ley de Protección de Datos – Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante LA EMPRESA, el cual, será tramitado bajo las siguientes reglas:

a) El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a La Empresa, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.

b) Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.

c) Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

d) En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

e) Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

f) El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

La solicitud de ejercicio de cualquiera de los derechos mencionados contendrá la siguiente información:

a) Nombre del Titular del Dato Personal, y de sus representantes, de ser el caso.

b) Petición concreta y precisa de información, actualización, rectificación o revocatoria del consentimiento y/o supresión del Dato. En cada caso la petición deberá estar razonablemente fundamentada para que la Compañía proceda como Responsable del tratamiento de la base de Datos a dar respuesta.

c) Dirección física y/o electrónica para notificaciones.

d) Documentos que soportan la solicitud conforme lo indicado en los numerales anteriores.

e) Firma de la solicitud por parte del Titular del Dato Personal.

Los reclamos podrán formularse por escrito o vía correo electrónico a las siguientes direcciones:

Correo electrónico: protección.datos@ottobock.com.co

Dirección de Correspondencia: Carrera 22 # 164-34, Bogotá D.C dirigido a: Área Financiera / Contador General

XI. GENERALIDADES

Seguridad de la Información: La Empresa aplicará en el tratamiento de las bases de datos a su cargo, las mejores prácticas, el mayor esfuerzo y diligencia de cara a garantizar la seguridad y confidencialidad de los datos de acuerdo con lo establecido en la Ley y normas concordantes en la materia.

Prevalencia de la Ley: La interpretación de las presentes políticas estará en todo momento subordinada al contenido de la Ley Colombiana, por lo cual, en caso de incompatibilidad o contradicción entre estas políticas y la Ley, predominará esta última.

XII. UTILIZACIÓN Y TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES E INFORMACIÓN PERSONAL:

En cumplimiento de su objeto social LA EMPRESA, y atendiendo a la naturaleza de las relaciones permanentes u ocasionales que cualquier persona titular de datos personales pueda tener para con LA EMPRESA, ésta podrá realizar la transmisión, de la totalidad de los datos personales, siempre y cuando se cumplan los requerimientos legales aplicables; y en consecuencia los titulares con la aceptación de la presente política, autorizan expresamente para transmitir, los datos personales. Los datos serán transferidos, para todas las relaciones que puedan establecerse con LA EMPRESA. LA EMPRESA, también podrá intercambiar información personal con autoridades gubernamentales o públicas de otro tipo (incluidas, entre otras autoridades judiciales o administrativas, autoridades fiscales y organismos de investigación penal, civil, administrativa, disciplinaria y fiscal), y terceros participantes en procedimientos legales civiles y sus contadores, auditores, abogados y otros asesores y representantes, porque es necesario o apropiado: (a) para cumplir con las leyes vigentes, incluidas las leyes distintas a las de su país de residencia; (b) para cumplir con procesos jurídicos; (c) para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno, y para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno distintas a las de su país de residencia; (d) para proteger nuestras operaciones; (e) para proteger nuestros derechos, privacidad, seguridad o propiedad, los suyos o los de terceros; y (f) obtener las indemnizaciones aplicables o limitar los daños y perjuicios que nos puedan afectar.

XIII. DISPOSICIONES FINALES

PROHIBICIONES. En desarrollo de esta Política, se establecen las siguientes prohibiciones y sanciones como consecuencia de su incumplimiento:

a) Se prohíbe el acceso, uso, gestión, cesión, comunicación, almacenamiento y cualquier otro Tratamiento de Datos Personales de carácter sensible sin autorización del Titular del Dato personal y/o de La Empresa.

b) El incumplimiento de esta prohibición por parte de los visitantes, empleados y exempleados, proveedores, y/o clientes de LA EMPRESA será considerado como falta grave, que podrá dar lugar a la terminación de la relación laboral, contractual, financiera, comercial según sea el caso. Lo anterior, sin perjuicio de las acciones legales adicionales a que haya lugar.

c) La Empresa prohíbe la cesión, comunicación o circulación de Datos Personales, sin el consentimiento del Titular del Dato o sin autorización de LA EMPRESA.

d) Modificaciones a las Políticas de Tratamiento de Datos Personales: LA EMPRESA se reserva el derecho de modificar, en cualquier momento, de manera unilateral, sus políticas y procedimientos de tratamiento de datos personales en los términos y con las limitaciones previstas en la ley. Cualquier cambio será publicado y anunciado a los titulares de los mecanismos dispuestos por LA EMPRESA. Además, se conservarán las versiones anteriores de la presente políticas de tratamiento de datos personales.

XIV. VIGENCIA

Las Políticas de Tratamiento de Información Personal de LA EMPRESA estarán vigentes a partir del día 22 (veintidós) de junio de 2018.

Las bases de datos administradas por LA EMPRESA se mantendrán indefinidamente, mientras se desarrolle su objeto, y mientras sea necesario para asegurar el cumplimiento de obligaciones de carácter legal, particularmente laboral y contable, pero los datos podrán ser eliminados en cualquier momento a solicitud de su titular, en tanto esta solicitud no contraríe una obligación legal de La Empresa o una obligación contenida en un contrato entre La Empresa y el Titular.

Contacto Ottobock
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Última actualización: Junio, 2018